La présente notice détaille la politique du CNRS en matière de protection des données à caractère personnel (ci-après désignées "données à caractère personnel" ou "données personnelles") des clients, stagaires et prospects de son organisme de formation continue Cnrs Formation Entreprises, ci-après désigné par « CNRS Formation Entreprises ».
CNRS Formation Entreprises, unité MOY1692 du CNRS, la délégation régionale Ile-de-France sud du CNRS et la Déléguée à la Protection des données du CNRS traitent les informations recuellies par CNRS Formation Entreprises
This notice details the CNRS policy regarding the protection of the personal data of costumers, trainees and prospects for its continous training organization CNRS Formation Entreprises, hereinafter referred to as “CNRS Formation Entreprises”.Cnrs Formation Entreprises, CNRS MOY1692 Unit, the Ile-de-France Sud regional delegation of CNRS and the CNRS's Data Protection Officer process data collected by CNRS Formation Entreprises.1. Responsable des traitements
Le responsable des traitements est le CNRS, Établissement public à caractère scientifique et technologique régi par le décret n°82-993 modifié, agissant au nom et pour le compte de CNRS Formation Entreprises, organisme de formation déclaré sous le N° 11 7537671 75 auprès de la préfecture de région d’Ile-de-France, localisé au Bât. 31, avenue de la Terrasse, 91198 Gif-sur-Yvette CEDEX.
1. Data controllerThe data controller is the CNRS, a public scientific and technological establishment governed by decree N° 82-993 as amended, acting in the name and on behalf of CNRS Formation Entreprises, a training organization declared under N° 11 7537671 35 to the prefecture of Ile-de-France region, located at Building 31, Avenue de la Terrasse, 91198 Gif-sur-Yvette CEDEX.
2. Nature des données collectéesPar donnée à caractère personnel on entend toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, notamment par référence à des identifiants tels qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ainsi qu’à tout autre renseignement que nos clients décident de nous communiquer.
Nous collectons et traitons deux types de données :
- Des données relatives aux clients et prospects : ces données concernent les interlocuteurs en charge de l’inscription d’un stagiaire et le signataire de la convention. Les données personnelles collectées et traitées sont les noms, prénoms, fonctions, adresses mails, numéros de téléphone et toute autre information communiquée spontanément par la personne concernée si son contenu est pertinent et proportionnel au regard de la finalité du traitement.
- Des données relatives aux stagiaires de la formation : ces données sont collectées soit auprès de l’employeur soit auprès du stagiaire lui-même. Ces données sont
- Obligatoires : le prénom, le nom, l’employeur, l’adresse email (et dans le cadre d’une inscription d’un particulier seulement, sa date de naissance)
- Facultatives : le numéro de téléphone, la fonction et l’année de naissance
La collecte des données du stagiaire auprès de l’employeur répond à l’obligation légale de formation des employeurs vis-à-vis de leurs salariés. La collecte des données auprès du stagiaire lui-même répond à l’obligation légale visée au paragraphe précédent ou à l’exécution d’une action de formation professionnelle telle que prévue à l’article L 6313-1 du Code du travail. Les données collectées sont alors nécessaires à la réalisation de l’action.
De même, en application de l’article D 5211-3 du code du travail, le CNRS peut collecter des informations sur d’éventuelles situations de handicap afin de prévoir les adaptations nécessaires au déroulé de la formation.
2. Nature of the data collected
By personal data, it is meant any information relating to an identified or identifiable person, in particular by reference to identifiers such as name, identification number, location data, online identifier, one or more elements specific to physical, physiological, genetic, economic, cultural or social identity as well as any other information that our customers decide to communicate.
We collect and process two types of data:
- Data related to customers and prospects: this data concerns the contacts in charge of registering a trainee and the signatory of the agreement. The personal data collected and processed are the names, first names, functions, email addresses, telephone numbers and any other information spontaneously communicated by the concerned person if its content is relevant and proportional with regard to the purpose of the processing.
- Data related to trainees: this data is collected either from the employer or from the trainee himself. These data are
- Mandatory: first name, last name, employer, email address (and only in the case of a registration of an individual, the full date of birth)
- Optional: telephone number, position and year of birth.
Collecting trainee data from the employer meets the legal obligation of employers to train their employees. The collection of data from the trainee himself meets the legal obligation referred to in the previous paragraph or the execution of a professional training action as provided in Article L 6313-1 of the French Labor Code. The data collected is then necessary for achieving the action.
Likewise, in application of Article D 5211-3 of the French Labor Code, the CNRS may collect information on possible disability situations in order to provide the necessary adaptations to the conduct of the training.
3. Finalités du traitement des données personnellesLe traitement des données relatives aux clients et prospects de CNRS Formation Entreprises en charge de l’achat des formations a pour finalité :
- La contractualisation
- La bonne exécution de la prestation de formation
- Les études marketing internes, les analyses statistiques internes
- La collecte de l’adresse mail du client en charge de l’achat a aussi pour finalité l’envoi d’un mailing sur les formations et les webinaires à venir proposés par le CNRS.
Le traitement des données relatives aux stagiaires des formations a pour finalité :
- L’enregistrement et le traitement de la prestation de formation : l’enregistrement des inscriptions, l’édition de la convention de formation, l’envoi des confirmations d’inscription et autres documents légaux, l’élaboration et l’envoi de la liste des stagiaires, la feuille d’émargement, les certificats de réalisation ou de réussite, la connexion aux plateformes de LMS accessibles sur Internet
- Les études marketing et statistiques internes
- La collecte de l’adresse mail du stagiaire communiqué par le client au moment de l’inscription ou par lui-même via le bilan d’évaluation a pour finalité l’envoi d’un mailing sur les formations et les webinaires à venir proposés par le CNRS.
Pour la collecte des adresses mails, la personne concernée a la possibilité de renoncer à ces envois à tout moment en écrivant à cfe.contact@cnrs.fr
3. Purposes of the processing of Personal Data
The processing of data from CNRS Formation Entreprises customers and prospects purchasing trainings has the following purposes:
- The Contracting process
- The proper achievement of the training services
- Internal marketing studies, internal statistical analyze
- Moreover, another purpose of collecting the email address of the customer in charge of the purchase is to send a mailing on upcoming training courses and webinars proposed by the CNRS.
The processing of data from trainees has the following purposes:
- Registration and processing of the training service: recording of registrations, edition of the training agreement, sending of registration confirmations and other legal documents, preparation and sending of the trainees list, attendance sheet, attendance certificates or certificates of achievement, logging to LMS platforms accessible on the Internet
- Internal marketing and statistical studies
- The purpose of collecting the trainee's email address communicated by the Client at the time of registration or by himself via the evaluation report is to send a mailing on the training courses and the upcoming webinars proposed by the CNRS.
For the collection of email addresses, the people concerned have the possibility to unsubscribe from these mailings at any time by writing to cfe.contact@cnrs.fr
4. Destinataires des données personnelles collectées Les destinataires des données personnelles sont :
- Les personnels de CNRS Formation Entreprises dans le cadre de la promotion et de la gestion de la formation
- Le responsable scientifique et pédagogique concerné par l’inscription ainsi que ses personnels en charge de la préparation de ladite formation
- Le service financier de la Délégation régionale Ile-de-France Sud du CNRS dans le cadre de la facturation et du recouvrement de créances liées aux inscriptions aux formations
- Peuvent également être destinataires de données à caractère personnel les organismes publics ou non, exclusivement pour répondre aux obligations légales (contrôle et financement de la formation professionnelle notamment) des auxiliaires de justice et des officiers ministériels.
Aucun transfert de données à caractère personnel hors de l’Union européenne n’est réalisé.
4. Recipients of the personal data collected
The recipients of personal data are:
- CNRS Formation Entreprises staff for promotion and training management
- The scientific and educational manager concerned by the registration as well as his staff in charge of the preparation of the said training
- The financial service of the Ile-de-France Sud regional delegation of the CNRS in the context of invoicing and payment claims related to training registrations
- Public or non-public bodies may also be recipients of personal data, exclusively to meet legal obligations (monitoring and financing of professional training in particular) of court officials and ministerial officers.
No transfer of personal data outside the European Union is undertaken.
5. Bases légales du traitement des données
Les données à caractère personnel sont collectées dans le cadre de l’exécution par le CNRS de sa mission de service public de transfert des savoirs et savoir-faire de la recherche vers le monde socio-économique, et en conformité avec la réglementation en vigueur (RGPD).
5. Legal bases of the data processing
Personal data are collected as part of the execution by the CNRS of its public service mission of transferring knowledge and know-how from research to the socio-economical world, and in compliance with the applicable Law (RGPD).
6. Modalités de collecte des donnéesLes données relatives aux stagiaires sont collectées directement auprès du stagiaire, indirectement auprès de son employeur à partir des formulaires présents sur https://cnrsformation.cnrs.fr/, des informations communiquées par mail ou sur le document intitulé « Questionnaire d’évaluation » complété par le stagiaire à la fin de la formation et/ou des formulaires papier lors de salons et rendez-vous d’affaires auxquels le CNRS participe.
Les données relatives aux clients et prospects en charge de l’achat des formations sont collectées auprès de lui-même à partir des formulaires présents sur https://cnrsformation.cnrs.fr/, des informations communiquées par mail et/ou des formulaires papier lors de salons et rendez-vous d’affaires auxquels le CNRS participe.
6. Means of collecting data
Data relating to trainees are collected directly from the trainee, indirectly from his employer from the forms on https://cnrsformation.cnrs.fr/, from the information communicated by email or the document entitled “Evaluation survey” completed by the trainee at the end of the training and / or paper forms during commercial events and business meetings in which the CNRS participates.
Data relating to customers and prospects in charge of purchasing training courses are collected from them using the forms on https://cnrsformation.cnrs.fr/, from information communicated by email and / or paper forms during commercial events and business meetings in which the CNRS participates.
7. Durées de conservation des données personnelles
Pour un client ou stagiaire, les données personnelles sont collectées et traitées pour la plus longue des durées nécessaires au respect des dispositions légales et réglementaires applicables, et au maximum 10 ans.
Pour un prospect, les informations à caractère personnel le concernant sont conservées pendant 5 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de lui. Au terme de 5 ans, son consentement exprès sera de nouveau nécessaire pour continuer à recevoir le mailing de CNRS Formation Entreprises.
Passée cette durée, sans ce consentement, les données seront supprimées et détruites.
7. Retention period of personal data
For a customer or trainees, personal data is collected and processed for the longest time necessary to comply with applicable legal and regulatory provisions, and a maximum of 10 years.
For a prospect, his personal information is kept for 5 years from their collection or from his last contact. At the end of 5 years, his written consent will be required to continue receiving the mailing from CNRS Formation Entreprises ans the data will be destroyed.
Beyond this duration and without this consent, the data will be deleted and destroyed.
8. Les droits des personnes relatives à la protection de leurs données à caractère personnel
À tout moment, la personne dont les données ont été collectées a le droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition, de portabilité, à la limitation du traitement.
Nous garantissons que les données collectées de façon automatique ne font l’objet d’aucune décision fondée exclusivement sur ces dernières.
L’exercice de ces droits se fait auprès :
- De CNRS Formation Entreprises par courrier à CNRS Formation Entreprises, Bât. 31, avenue de la Terrasse, 91198 GIF-SUR-YVETTE ou par mail à cfe.contact@cnrs.fr
- Du DPD du CNRS par courrier à DPD CNRS, 17 rue Notre Dame des Pauvres, 54519 Vandoeuvre lès Nancy CEDEX ou par mail à dpd.demandes@cnrs.fr
Si après contact, le droit applicable ne semble pas respecté, il est possible de faire une réclamation en ligne auprès de la CNIL sur https://www.cnil.fr/fr/plaintes ou par courrier postal à l’adresse suivante : CNIL - Service des Plaintes - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
8. Person’s rights regarding the protection of their personal data
At any time, the person whose data has been collected has the right to access, modify, erase, oppose, transfer, limit processing.
We guarantee that the data collected automatically is not subject to any decision based exclusively on it.
These rights can be fulfilled by sending a letter to :
- CNRS Formation Entreprises at CNRS Formation Entreprises, Building 31, Terrasse avenue, 91198 GIF-SUR-YVETTE or by sending an email to cfe.contact@cnrs.fr
- CNRS’s DPD at DPD CNRS - 17 road Notre Dame des Pauvres, 54519 Vandoeuvre lès Nancy CEDEX or by sending an mail to dpd.demandes@cnrs.fr
If after contact, the data protection law does not seem to be respected, it is possible to file a complaint online to the CNIL at https://www.cnil.fr/fr/plaintes or by post to the following address: CNIL – Complaints Service - 3 Fontenoy Square- TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
